सेवा पुस्तिका (Service Book) संधारण हेतु आवश्यक दस्तावेजों की चेकलिस्ट
सरकारी कर्मचारियों और शिक्षकों के लिए उनकी 'सेवा पुस्तिका' सबसे महत्वपूर्ण विभागीय दस्तावेज होती है। समय-समय पर इसका अद्यतन करना अनिवार्य है। सेवा पुस्तिका में कौन-कौन सी व्यक्तिगत जानकारी और दस्तावेज संलग्न होने चाहिए, इसकी एक उपयोगी और विस्तृत चेकलिस्ट नीचे दी गई है।
संकलनकर्ता: श्री दीपक हलवे (सेवानिवृत्त प्राचार्य)
भाग 1: कर्मचारी की सामान्य जानकारी (इंडेक्स प्रपत्र)
व्यक्तिगत विवरण: कर्मचारी का नाम, जन्मतिथि, वर्तमान पता और स्थाई पता।
संपर्क सूत्र: कर्मचारी का प्रथम मोबाईल नंबर और द्वितीय नंबर (यदि हो तो)।
पद एवं संस्था: वर्तमान पद, विषय, पदांकित संस्था का नाम, यूनिक कोड और एम्पलाई कोड।
नियुक्ति का विवरण: प्रथम नियुक्ति का पद व विषय, प्रथम नियुक्ति आदेश क्रमांक व दिनांक, तथा प्रथम उपस्थिति दिनांक।
आदेश विवरण: नियमितिकरण/स्थाईकरण आदेश, संविलियन आदेश, पूर्ण वेतनमान लगने का आदेश (क्रमांक व दिनांक सहित)।
संस्था/पद परिवर्तन: वर्तमान पद पर आने का आदेश व दिनांक, और वर्तमान संस्था में आने का दिनांक।
क्रमोन्नति/पदोन्नति: प्रथम, द्वितीय और तृतीय क्रमोन्नति/समयमान वेतनमान प्राप्त करने का आदेश क्रमांक व दिनांक, तथा पदोन्नति आदेश का विवरण।
बैंक जानकारी: कर्मचारी तथा पति/पत्नि का बैंक खाता क्रमांक और आईएफएससी (IFSC) कोड।
महत्वपूर्ण आईडी: कर्मचारी और पति/पत्नि का आधार नंबर व पेन नंबर।
विभागीय आईडी: कर्मचारी का प्रान (PRAN) नंबर/जीपीएफ (GPF) नंबर।
समग्र आईडी: कर्मचारी की समग्र आईडी क्रमांक और परिवार आईडी क्रमांक।
पति/पत्नि का सेवा विवरण: यदि पति/पत्नि शासकीय सेवा में हैं, तो उनके कार्यस्थल का नाम और यूनिक आईडी।
भाग 2: सेवा पुस्तिका में संलग्न दस्तावेज चैक लिस्ट
प्रथम नियुक्ति आदेश एवं प्रथम उपस्थिति की प्रति
नियमितिकरण / स्थाईकरण आदेश की प्रति
संविलियन आदेश की प्रति
पूर्ण वेतनमान प्राप्त करने का आदेश
वर्तमान पदास्थापना आदेश
प्रथम, द्वितीय एवं तृतीय क्रमोन्नति / समयमान वेतनमान आदेश की प्रतियां
पदोन्नति आदेश (यदि लागू हो)
स्थानांतरण हुआ है तो उसका आदेश
कर्मचारी एवं पति/पत्नि के बैंक खाता पासबुक की प्रति
कर्मचारी एवं पति/पत्नि के आधार नंबर और पेन नंबर की प्रति
कर्मचारी के प्रान (PRAN) नंबर की प्रति
शैक्षणिक योग्यता प्रमाण पत्र: हाईस्कूल, हायर सेकेण्डरी, स्नातक, और स्नातकोत्तर की अंकसूची
व्यावसायिक योग्यता: डी.एड/बी.एड. और एम.एड की अंकसूची
विशेष वेतन वृद्धि आदेश
परिवार पेंशन / जीपीएफ / एनपीएस / जीआईएस के नामांकन फार्म
पुरस्कार या सम्मान प्राप्त करने का आदेश व प्रमाण पत्र
स्थाई निवास प्रमाण पत्र और जाति प्रमाण पत्र
समग्र परिवार आईडी की प्रति
जीपीएफ (GPF) नंबर आवंटन आदेश
वेतन निर्धारण पत्रक (समस्त वेतनमानों के विकल्प सहित)
अन्य जानकारी/दस्तावेज
घोषणा: "उपरोक्त समस्त दस्तावेजों का मिलान मैने स्वयं कर लिया है, सभी स्वप्रमाणित दस्तावेज सेवा पुस्तिका की फाईल में संलग्न हैं"। इस घोषणा के नीचे संबंधित लिपिक (हस्ताक्षर लिपिक) और कर्मचारी (हस्ताक्षर कर्मचारी) दोनों के हस्ताक्षर होना अनिवार्य है।
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